FAQ - Vanlige spørsmål

Svensk Dataförvaltning AB har eksistert siden 1987.

Vår lange reise begynte med et oppdrag fra Svenska Kyl & Värmepumpsföreningen om å utvikle et system for håndtering av kjølemedier. Dette skjedde i forbindelse med at forskriften om kjølemedier trådte i kraft 1. januar 1989.

Vi har 5 eiere, og alle jobber fulltid i selskapet.

Absolutt! Hos SDF finner du en av Sveriges ledende eksperter på regelverk for kjøling, med dyp kunnskap og lang erfaring fra bransjen.

Ja, hos SDF har vi to erfarne kjøleteknikere og en tidligere arbeidsleder med bakgrunn fra ledende selskaper innen kjøling og ventilasjon. Deres ekspertise sikrer høy kompetanse og verdifull bransjeinnsikt.

a, vi er glade for vårt fortsatt nære samarbeid med SKVP.

Ja, det gjør vi. Programmet er veldig fleksibelt, og vi har god nytte av de delene som er relevante for oss.

Målet vårt er at du som bruker skal føle at du har alt du trenger, både når det gjelder programvare og support. Derfor er vi opptatt av å høre din mening og ta imot forslag til forbedringer. Vi kan kanskje ikke løse alt, men vi er lydhøre og prøver alltid å gjøre vårt beste.
Vi mener at ingen er tjent med at vi finner på egne, unike løsninger som ingen har nytte av. Vårt motto har alltid vært: "For teknikere, av teknikere."

Nei, vi bruker ikke ekstern hjelp til programmering – vi har alltid programmert alt selv.

Ja, i henhold til ISO 27001, noe som betyr at vi følger strenge retningslinjer for informasjonssikkerhet, minimerer risiko og sikrer etterlevelse av personvernsregler. Les mer, klikk her

Vi følger ISO 27001-rammeverket og har implementert de sikkerhetstiltakene som kreves. Våre systemer og prosesser gjennomgår regelmessige sikkerhetsrevisjoner og tester for å sikre at informasjon lagres på en trygg måte.

All data lagres sikkert i Microsoft Azure-datasentre i Sverige, noe som sikrer etterlevelse av GDPR og gjeldende lovverk. Vi bruker redundante systemer og sikkerhetskopiering for å beskytte data mot tap og uautorisert tilgang.

Det går helt fint å legge inn for en hel periode på én og samme gang.

Ja, det kreves bare én innstilling for å kunne attestere arbeidstid og fravær.

Ja, det er mulig å sette opp at det skal være to attestanter.

Nei, all tid som registreres på en eller annen type ordre i SDF danner automatisk grunnlaget for tidsrapporten.

Nei. Tidsrapporten genereres i SDF, men øvrige beregninger skjer i lønnsprogrammet etter eksport/import.

Ja, det er mulig å registrere private utlegg direkte på en ordre eller på sin tidsrapport. (Dette støttes imidlertid ikke av alle mottakende økonomisystemer.)

Ja, vi har en funksjon der programmet beregner pluss- og minustid i en fleksbank.

Ja.

Nei, hva hver enkelt får se styres av tilgangsrettigheter.

Nei, det styres via tilgangsrettigheter hva hver enkelt får lov til å gjøre.

Ja, det styres via en tilgangsrettighet som tildeles akkurat den personen.

Neida, du legger inn dine egne ansatte og tildeler personen riktig tilgangsgruppe. Derimot kan det hende du må bestille/kjøpe en ny lisens fra oss hvis du ikke har noen ledig.

Under ditt eget firma finnes det angitt hvor mange lisenser dere har, og hvor mange som er aktive. Herfra kan du også bestille flere lisenser.

For å unngå risikoen for å miste historikk, fjernes ingen personer permanent. Det beste er å deaktivere personen.

Nei, vi styrer prisene via prisbilder, så kunden din vil få en egen prisbilde med unike priser i henhold til avtalen deres.

Ja, i de fleste tilfeller. Jeg anbefaler deg likevel å kontakte oss, slik at du vet om økonomisystemet ditt støtter den funksjonen fra SDF.

I SDF lager du et fakturagrunnlag. Det kan være en hel ordre som skal faktureres, eller en delvis faktura. Det er også mulig å opprette en betalingsplan for et prosjekt.

Kontoplanen legges inn i SDF, og riktig konto tilordnes riktig post. Dette følger med inn i økonomisystemet og blir dermed korrekt kontert med en gang.

Vanligst er at SDF er master, men det finnes naturligvis unntak.

Ja, det kan vi, men ikke til alle økonomisystemer. Du må sjekke med oss først.

Vi bruker vår egen tjeneste.

Vi har litt ulike innstillinger for å sende med dokumenter til økonomisystemet (det varierer litt avhengig av hvilket økonomiprogram som er mottaker). Dokumenter, leverandørfakturaer, protokoller, prosjektlogg m.m. som skal vedlegges ved en eksport, må være offentlige. De fleste innstillinger gjøres under det vi kaller "Dokumentasjonstyper".

Det er mulig å delfakturere på noen forskjellige måter, både med spesifiserte ordrelinjer eller kun med én linje for fast pris.

Ja, det er mulig å legge inn en betalingsplan i et prosjekt og fakturere i henhold til den.

Nei, du trenger ikke gjøre det selv. Ved aktivering av en funksjon i prosjektet holder programmet oversikt over betalingsplanen og dens gjenstående midler.

Du kan se hvilke integrasjoner vi har under fanen Kundeservice/Integrasjoner.

Nei, det trenger du ikke. Vi har en Avtalsmodul der det er mulig å aktivere automatisk indeksregulering.

Ja, det går fint å sende avtaler og andre dokumenter direkte fra SDF etter at nødvendige innstillinger og integrasjoner er gjort. Les mer om avtaler, klikk her

Du bestiller vår betalingstjeneste for signering med BankID. Hvis du vil lese mer, bestille en demo eller be om mer informasjon, kan du klikke her.

Nei, det er ikke vanskelig når attestmalen er satt opp.

Nei, det er ikke et lønnsprogram, men det er mulig å legge inn lønnsarter i SDF som du eksporterer til lønnssystemet ditt.

Nei, vi kan ikke håndtere slike beregninger. Du registrerer en artikkel for sykefravær, men resten må gjøres i lønnssystemet.

Ja, det er lønnsartbaserte artikler, så det er mulig å håndtere avspasering.

Vi har noe vi kaller "Faste besøk". Der settes det opp regler for hvor, når, hvor ofte og hva som skal gjøres. Når denne regelen er satt opp, vil det bli opprettet en ordre som du deretter bruker ved besøk hos kunden.

Ja, det er mulig å legge inn det vi kaller "Faste besøk" for alt som skjer med jevne mellomrom.

Ja, det gjør det.

Ja, det er mulig.

Det er mulig å legge inn koordinater til adressen, og da vises ordren i vårt kartvisning.

Du kan se dine kunder og arbeidsordrer. Det er også mulig å legge til "interessepunkter" som hjelp for deg og kollegene dine dersom dere reiser mye ute på veiene.

Det finnes ulike måter å skille arbeidsordre på. Som standard går en ordre gjennom forskjellige statuser, og dette gir en oversiktlig og enkel måte å holde kontroll på ordreflyten.
En annen måte å skille ordre på, spesielt ved ulike typer jobber, er via fakturatyper eller kategorier.

Det er en innstilling å vise aggregat, men det er også mulig å endre navnet til noe som passer virksomheten. Det kan dermed brukes til å få historikk på andre ting man ønsker å følge opp – for eksempel underfordelere, sprinkleranlegg, porter, kaffemaskiner osv.

For å kunne starte en ordre må det finnes et anlegg, men det er mulig å gi det et annet navn, som for eksempel besøksadresse, eiendom, sted eller noe annet som passer deres virksomhet. All historikk vil samles under "anlegget" (det lille røde huset).

Ja, vi har implementert AI for å hjelpe med tekstforbedring på arbeidsordrer og i feltet "Utført tiltak", altså feltet der du skriver inn hva som er gjort hos kunden.

Vi bruker det vi kaller "Kunderegler", og det finnes svært mange ulike påminnelser og sperrer som kan settes opp for å sikre at viktig informasjon ikke blir utelatt når en ny arbeidsordre opprettes.

Nei, tiden som teknikeren registrerer for fakturering til kunde legges automatisk også inn i tidsrapporten. Men gjelder det fravær, må dette registreres direkte i tidsrapporten.

Kategorier brukes for å gruppere, sortere og forenkle det daglige arbeidet. En kategori kan være ulike typer jobber, for eksempel: Nyinstallasjon, Service, Garanti, Avtalsbesøk, Endringsarbeid (ÆTA) m.m.

Ja, det finnes ferdige standardprotokoller som leveres med programmet. Hvilke som følger med avhenger av hvilke tilvalg virksomheten din behøver, men det kan for eksempel være sjekkliste i henhold til F-gass‑forordningen, Kontrollrapport og Registerføring etter F‑gass‑forordningen.

Det går helt fint å bygge egne sjekklister i SDF. Les mer om sjekklister her.

Det finnes ulike innstillinger når en sjekkliste bygges. Blant annet kan du sette en regel om at sjekklisten må signeres. Hvem som skal signere bestemmer dere ut fra interne rutiner; det kan være teknikeren eller kunden. Det er også mulig å legge inn tydeliggjøring av navn.

Ja, dette er en innstilling som kan gjøres per sjekkliste.

En sjekkliste har ulike vurderingspunkter, og basert på dem kan systemet generere en tiltaksliste der alle ikke‑godkjente sjekkpunkter samles. Fra disse kan du deretter starte en ny ordre for utbedring. Alle aktive tiltakspunkter samles under en egen fane i serviceprogrammet og kan håndteres derfra.

Når sjekkpunkter blir underkjent, velges en tiltaksliste inn på arbeidsordren. I tiltaksskjemaet kan du skrive en kort forklaring og angi prisforslag – enten arbeidet utføres på løpende timebasis eller at et tilbud vil bli sendt. Tiltakslisten summerer alt ryddig og oversiktlig, og kan sendes direkte fra servicesystemet til kunden.

I vår komplettpakke finnes prosjektmodulen, så hvis du har denne er det fullt mulig å lage både kalkyler og tilbud. Du kan også starte prosjekter for jobbene dine.

Ja, dette kan bestemmes allerede i kalkylemalene.

Det avhenger av hvordan tilbudsmalene bygges. I maler som lages direkte i SDF kan man ikke sette inn bilder, men det er mulig å legge ved bilder som separate dokumenter og sende til kunden.
Hvis bilder skal være integrert i selve tilbudet, må en HTML‑mal bygges.

Programmet støtter HTML‑maler, og vi kan bygge slike for tilbud når vi har kapasitet.

Da kan du opprette et "alternativt tilbud" i stedet for en kopi. Dette gjør at statistikken blir korrekt. Når du får jobben, settes det tilbudet som blir akseptert som hovedtilbud.

Ja, det er mulig. Du bestemmer i malen om det skal opprettes ordre, prosjekt eller avtale.

Nei. Det kan settes i malen at et prosjekt skal opprettes automatisk når tilbudet godkjennes. Du kan også velge om ordrer skal opprettes samtidig.

Hvis du kan eksportere data fra kalkyleprogrammet til Excel, har vi en funksjon for import.

Det gjør du selv i det vi kaller "Hurtigtekster".

Hvis du har pakken "Komplett", kan du opprette en kalkyle for å lage et tilbud til kunden basert på et bilde teknikeren har tatt, eller fra sjekkpunkter i et protokoll som ikke er godkjent.

Prosjekt kan brukes til mye, men hovedfunksjonen er å samle alle ordrer for både innkjøp, fakturering, endringsarbeid (ETA), garanti m.m. på ett og samme sted for å få god oppfølging og statistikk.

Ja, dette kan settes opp i attestmalen.

Den enkleste måten å få riktige kostnader inn i et prosjekt på er å bruke vår tolkning av leverandørfakturaer. Du kan lese mer om dette her. Sjekk med oss hvilke økonomisystemer som støtter funksjonen.

Ja. Du oppretter en vanlig arbeidsordre, angir fakturatype ETA, og kobler den til prosjektet. Da kan du følge også endringsarbeidene i prosjektet.

Javisst! Det er en av våre spesialiteter, men det krever at du har modulen for kjøling. Har du den, kan du gjøre alt som har med kjølemediehåndtering å gjøre. Les mer, klikk her.

Absolutt – så lenge du har modulen for kjøling, går det helt fint. Skjemaet kalles også kontrollrapport.

Ja, hvis du har modulen for kjøling, kan du lage sammenstilte årsrapporter eller grunnlag som du sender til kunden din.

Med vår AI‑funksjon kan merkeskilt tolkes fra bilde til tekst og legges inn i programmet på riktig aggregat.

Du legger inn dine innkjøp og returer i det vi kaller "Lagerboken". Der får du også en oversikt over alle påfyllinger og tappinger.

Ja, hvis du har modulen for ventilasjon, går det helt fint. Les mer, klikk her.

Ja, det er fullt mulig – men det krever at du har Vent-modulen.

Ja, vi har en egen lagermodul. Denne modulen inngår i pakkene "Standard" og "Komplett". Du kan lese om hva de ulike pakkene inneholder her.

Under fanen Lager finnes mer overordnet informasjon. Derfra kan du også booke en demo.

Ja. Du kan markere artiklene som skal bestilles og deretter sende bestillingen direkte til leverandøren fra programmet.

Det kan gjøres på flere måter – enten direkte fra en artikkel eller via innkjøpsordren.

Ja. Artikler markeres som reservert når de legges til på en ordre.

Ja. Det er mulig å angi et bestillingspunkt per artikkel, samt hvor mange som minimum skal bestilles.

Ja. Du kan gjøre inventeringen direkte i programmet. Det er også mulig å eksportere en inventeringsliste til Excel og importere den tilbake etter gjennomført inventering.

Det bestemmer du selv ved å sette rettigheter i lagermodulen. Tilganger styres gjennom brukergrupper.

Nei, det trenger du ikke. Vi har to ulike rapporter som gjelder lageret ditt.